Als ik een high tea organiseer, komen er altijd een paar reacties van mensen die te ver weg wonen en jammer vinden ik het niet bij hen in de buurt organiseer. Natuurlijk is er een oplossing voor, ik zou kunnen proberen mezelf te klonen, maar het is eigenlijk veel eenvoudiger. Vind je dat er bij jou in de buurt niet zoveel leuke dingen gebeuren? Organiseer zelf iets!

Oh en natuurlijk kost het tijd en misschien wat bloed zweet en misschien zelfs een traantje, maar dan heb je ook wat. Veel lekker eten en een huis vol gezellige mensen bijvoorbeeld. Wie wil dat nou niet? Zelf heb ik al een paar keer iets georganiseerd en ik ben op het punt aangekomen waarop ik zelf een paar nuttige tips kan geven. Dat doe ik dan ook in deze blogpost.

Doe het samen!

Samen is leuker dan alleen, je kunt overleggen met iemand die hetzelfde doel voor ogen heeft, kritisch zijn op elkaar en af en toe eens zeuren over dingen die mislukken. Buiten dat is het ook gewoon handig om, als je ontdekt dat je iets bent vergeten te kopen bij de winkel, een iemand door kan gaan met wat er moet gebeuren en de ander even naar de winkel kan.

Locatie en benodigdheden

Kies een handige locatie en ga na welke dingen je allemaal nodig hebt om een geslaagde high tea te kunnen organiseren en schrijf het op. Je hoeft er geen grote investeringen voor te doen. Niet genoeg stoelen of servies? Wat er niet is kun je misschien lenen, bijvoorbeeld via Peerby.

Eten en drinken

Heel belangrijk, wat wil je je gasten allemaal aan kunnen bieden. Bedenk hoeveel mensen er op je high tea komen en hoeveel ze eten. Probeer op basis daarvan een schatting te maken hoeveel je nodig hebt. Zorg ook voor voldoende variatie. 1 chocoladetaart is natuurlijk heel erg lekker, maar 5 chocoladetaarten is al gauw meer van het zelfde.

Kosten

Natuurlijk maak je met zo’n organisatie kosten. Het meeste zal gaan zitten in de boodschappen en wellicht, als je het iets groter aanpakt ook de locatie. Zet alle kosten op een rijtje en bedenk of je er zelf eventueel nog iets aan wil overhouden. Bedenk ook goed of de prijs per persoon die je zelf berekent reëel is. Zou je het er zelf voor over hebben? krijgt men waar voor zijn of haal geld? Een te hoge prijs kan een behoorlijke drempel zijn voor sommigen terwijl een hele lage prijs waarschijnlijk weer te laag is gecalculeerd, waardoor je er zelf misschien op toe moet leggen. Wil je dat niet, dan is het zaak om hier goed aandacht aan te besteden.

Planning

Maak een uitgebreide planning van wat je wil maken en reken uit wat het ongeveer gaat kosten. Houd er rekening mee dat als je een vegan high tea doet, je misschien langs meer winkels moet omdat je specifieke veganistische producten moet hebben, die niet iedere winkel heeft. In mijn geval probeer ik altijd biologisch meel bij de lokale molen te halen, die vrij specifieke openingstijden heeft. Dat is goed om te weten. Als je ook bij zulke winkels je producten wil halen, zoek dan zeker even de openingstijden op. Dat scheelt een hoop gedoe en rammelen aan dichte deuren.

De datum

Bedenk ruim van te voren welke datum je je evenement wil houden en zorg dat onder de aandacht komt van mensen die mogelijk interesse kunnen hebben. Dit is misschien wel het lastigste gedeelte. Gebruik alle social media die je kunt bedenken en blijf er ook actief. Vraag anderen dit ook te doen, zeker als ze een netwerk hebben met daarin mensen die jij graag te gast zou willen. Het helpt zeker om een leuk plaatje te hebben als aankondiging, besteed daar aandacht aan. Ken je iemand die zoiets goed kan maken? Vraag die dan zeker om hulp.

Tijd

Alles kost veel meer tijd dat je denkt. Een paar dagen van te voren beginnen is erg kort dag. Je kunt beter iets te ruim de tijd nemen dan te krap is mijn ervaring.

Tegenslag

Er gaan zeker dingen mis, mensen zeggen af vlak voor de high tea. De taart die je wilde bakken mislukt en er blijkt ineens lang niet genoeg bakpapier te zijn. Houd er rekening mee en probeer het op te lossen.

Blijf communiceren

Wellicht zijn er gasten die van alles willen weten voor ze besluiten te komen. Geef altijd antwoord en blijf vriendelijk, je bent het visite kaartje voor de dingen die je organiseert. Het is belangrijk om je dat te realiseren. Wellicht zou je van te voren kunnen bedenken welke vragen mensen hebben, en het antwoord op die vragen in je aankondiging kunnen verwerken.

Houd je aan de afspraken

Ga niet halverwege de prijs aanpassen en als je beloofd om alles zoveel mogelijk biologisch te kopen, doe dat ook.

Muziek

Draai gedurende het bakken en koken goede muziek. Onderschat niet wat leuke muziek kan doen voor je humeur en doorzettingsvermogen. Zorg dus voor muziek waar je van houdt, zodat je tot lekker laat bezig kunt zijn met goede zin. Maak van te voren een leuke playlist of luister naar je favoriete podcast of radiozender. Persoonlijk vind ik jaren ‘ 80 muziek en soul goed werken.

Tot zover mijn high tea tips

Zo tot zover mijn tips. Zijn er nog dingen die je van mij wil weten over hoe ik iets aanpak? Schroom dan niet om het mij te vragen. Wie weet kan ik je helpen. Oh, en het heeft dus echt geen zin om mij te mailen over of ik je high tea op locatie kan verzorgen (ja echt, dat gebeurt). Je zal dan echt geduldig moeten wachten tot ik er weer een organiseer.  Houd daarvoor mijn blog in de gaten.

Een high tea organiseren: een aanrader

Ik vind het organiseren van high teas echt ontzettend leuk, er komen leuke mensen, ik heb leuke gesprekken. Het is veel werk maar ik kijk er altijd met een goed gevoel op terug. Op de vraag “kan je dat aanraden, zo’n high tea organiseren?” zeg ik dan ook: Ja! Oh en lijkt het je allemaal nogal wat? Dan is gast zijn op een high tea die door iemand anders is georganiseerd helemaal geen slecht idee. 🙂

P.s. de theepot op de eerste foto is van Lenneke Wispelwey (als ik ooit miljonair word, koop ik haar winkel leeg), gemaakt voor het merk Present Time. De borden zijn van Zuperzozial. De mintgroene theepot is van Carbanaz.